13条具体可行的时间管理策略(下)

慧税会计 发布于2020-05-12 18:55 阅读数 11666

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编者按:我们总是在谈论珍惜时间、把握时间,利用时间,而在真实的生活中,我们如何才能最高效的管理好自己的时间呢?耳熟能详的艾森豪威尔法则:重要紧急的,重要不紧急的,不重要紧急的,不重要不紧急的,把事情对号入座之后下一步又该是什么呢?本文分为上下两篇,作者给出了13个不同维度的时间管理策略,与我们分享如何“创造”时间享受生活。文章译自Medium,作者Dan Silvestre,原标题13 Effective Time Management Strategies for Ultimate Focus。

图片来自:Pexels

5.极简主义生活

养成极简主义的生活方式可以为你腾出时间和精力进行更重要的活动。比如极简化衣橱,可以帮你更快地选择服装,节约了挑来挑去浪费在穿搭上的时间。日常整理房间的好习惯可以避免偶尔几次的大动干戈,习惯总是节省时间的方法之一。数字极简主义为我们与科技之间创造了一种更健康、更紧密的关联。极简主义的核心就是减少对无关紧要的事情的担忧,而把有限的时间与精力投注到更重要的事情上。

6.开发心流状态

心流理论指的是一种将个人的精神完全投注在某种活动上的感觉,心流产生的同时会有高度的兴奋感及充实感等正向情绪。心理学家将“处于该环境”(in the zone)的感觉称为心流状态(flow states),指的是当我们完全沉浸在一项活动中并能够轻松完成它的状态(详见《深度工作力》一书)。

心流使我们能够进入最佳状态并提高关注度,从而通过提高效率来节省时间。运动员或音乐家在比赛或表演期间总是要尽可能地进入心流状态,该状态是投入程度与挑战难度的最优化。它要求一项任务既在我们的能力范围之内,但仍然需要足够努力才能充分参与其中。

心流状态需要有意识地花时间去训练和培养,下面的这些小窍门可以起到一定帮助:

-稳定合适的环境。如果所处环境太冷太热,太嘈杂或容易分散注意力,这都很难帮助我们进入心流状态。

-调整好身体。一夜好眠和吃饱喝足不一定会促进心流状态,但是疲惫和饥饿基本上很难帮我们实现目标。

-听专注的音乐。合适的背景音乐有助于消除干扰并保持专注。

-选择合适的任务。攻克一个新的难题或挑战极具难度的事情,几乎不可能使人进入心流状态,要选择最适合你现阶段能力和水平的任务。

7.对多任务同时处理说不

人脑无法高效地进行多任务处理,尽管现在很多企业总是要求这样的能力,但从科学意义上来说,这并不是我们的大脑维持高效工作的理想状况。当我们在不同活动之间转换注意力时,我们的专注力会在多个活动上跳来跳去,这往往会导致效率低下,甚至比单独完成每个任务花费更多的时间。因此,单一任务逐个执行则是更好的方法。

通过强迫大脑仅专注于一项任务来养成单任务的习惯,让自己沉浸在当前的这项任务中,直到这个完成再去进行下一个。

但凡事总有例外。那些并不需要我们全神贯注的活动,比如设置好洗碗机,在跑步机上跑步等等,这些都是利用多任务处理并增加一天时间效率的绝佳机会。语音识别和数字技术的发展使我们能够在手眼忙碌的情况下阅读和回答消息,一声Hey Siri帮我们省去了停下工作操作手机的时间,而诸如播客或有声读物也是充分利用琐碎时间的好方法。

8.分批处理

研究证实,多任务处理通常比单任务处理效率更低。当我们的大脑操控不同的任务时,它需要不断调整,也就是所谓的任务切换,而这种切换则会使大脑感到厌倦和低效从而耗费更多时间。

但是,如果你对需要相似思维方式的同类型任务进行分批处理,则可以有效地处理多个任务,而不会打断工作流程。换句话说,让你的大脑一次只专注于一种类型的任务。

分批处理是一种时间管理策略,它可以一次完成所有相似的任务。在25到90分钟的时间内,使我们的大脑聚精会神全情投入。这也是埃隆·马斯克(Elon Musk)用于战略性地执行多任务时间管理的策略之一。

分批处理任务的一些例子包括:

-在一天中的指定时间回复所有非紧急的电子邮件;

-每周固定好时间阅读本周书单;

-用专门的半天来接听电话或开会;

-在周日的时候集中烹饪一直想尝试的菜品;

-在几个小时内跑完这一周的所有外出差事;

-在每天结束的时候计划第二天。

要想找到更多可以进行分类的活动,写下一天和一周中的所有常规活动,把确定可以组合在一起的添加在一个任务框。尝试几次同时处理,并在必要的时候重新安排任务,同时还可以使用番茄工作法以更快地处理事务。

9.早起

早起可以帮助你延长时间,领先同龄人。每天清晨,你可以在被电子邮件,会议和电话疯狂夹击之前拥有只属于自己的时间,重新审视这一天的任务清单。

你可以利用这段额外的安静时间来进行锻炼,阅读,工作或只是简单地为一天的工作做准备,这个不起眼的过程能够为你的一天提供能量并保持内心平静。

10.消除干扰

量化时间可以帮助我们对自己的行为做出理性的思考和决定。很少有人故意在Instagram上浪费时间,但时间就是这么不知不觉溜走了,当我们了解到浏览社交媒体到底消耗了我们多少时间之后,就会更清醒地愿意去打破这个习惯。

时间都是一分一秒堆叠起来的。一般人每天在社交媒体上花费超过两个小时,假设人的寿命大约为80年,那么总计将有6.4年被浪费,清楚地知道自己在哪些事情上分心、耽误时间,这样我们才有动机去做出改变。

11.哪怕走神,也要走得高效率

如果你实在无法消除外界的干扰,那么就尽可能地使之成为有价值的干扰。将这些恶习转化为有用的活动,从而在被浪费的时间中提取价值。

比如你可以这样做:

-关注喜欢的新闻网站,名人企业家或能给你带来灵感的博主。如果你控制不住地刷手机,至少可以选择看一些能使自己受益的讯息。

-从闲聊中学习。办公室八卦可能难以避免,但你可以通过向团队成员询问他们正在阅读的书或从事的项目来向他们学习,三人行必有我师。

-观看纪录片来代替电视剧和综艺。

12.设置时间限制

越接近截止期限的时候,我们的工作效率越高,因为我们意识到已经没有时间再分心了。生活中,我们可以通过设置任务的时间限制来模拟这种感觉。设置计时器以产生紧迫感,并确保一定在时间结束之前完成任务。

我们还可以在这里运用番茄工作法,它通常要求我们可以完成25分钟的持续专注。消除所有干扰,在整个时间里只执行一项任务或一批任务。

当我们知道只需要短时间的集中精力,集中精力就会变得没那么困难,就会更容易被激发专注力,从而更快地开始任务并始终保持专注。

13.勇敢说不

投资错误的股票可能会使你损失很多钱。同样地,坚持错误的选择也将浪费更多时间。这两者的区别在于你总是可以赚更多的钱,但是你永远都不可能赚更多的时间。

高效能人士说的“不”比“是”要多(例如史蒂夫·乔布斯)。

你需要对自己的价值观和优先事项负责。但是,你也不可能给符合你目标的所有事情亮绿灯,在你给出肯定的回答前,请叩问自己三个问题:

我现在有时间吗?

别人可以做得更好吗?

我真的想要这样做吗?

实践成就卓越。你无需采用以上所有这些时间管理策略,选择最适合自己的目标和生活方式的那些就足够了。

请记住,归根结底,我们的目标是从生活中获得更多乐趣。如果某些技巧让你感到不开心,那这对于提高工作效率一样没有帮助。而如果时间管理技巧所带来的压力大于它所能消除的压力,那就放弃这个再另找一个。时间管理是一个需要反复试验的问题,需要在实践中不断尝试、摸索,直到开发出一套最适合自己的系统。

时间虽然赚不来,但它就像海绵里的水,挤一挤总会有的。运用最合适的时间管理方法来提高工作效率,实现人生的目标,并给自己“创造”更多的时间去做真正想做的事情。管好你的时间,就是管好你的人生。

延伸阅读:

  • 13条具体可行的时间管理策略(上)

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