福建省注册会计师协会专家提示第24号 访谈在财务报表审计中的应用

勤天财务 发布于2020-09-16 14:39 阅读数 816

访谈在财务报表审计中的应用

福建省注册会计师协会专家提示第24号     2020-9-15

  本专家提示由福建省注册会计师协会起草,不能替代中国注册会计师审计准则及其应用指南的相关要求,仅供注册会计师在执业过程中参考。由于被审计单位的情况千差万别,专家提示亦并非对所有可能出现问题的全面描述,其结论亦可能会因不同情况而有所改变,注册会计师在使用时应当合理运用职业判断。

  在财务报表审计中,为获取审计证据而实施的审计程序包括询问、检查、观察、函证、重新计算、重新执行和分析程序等。询问是指注册会计师以书面或口头方式,向被审计单位内部或外部的知情人员获取财务信息和非财务信息,并对答复进行评价的过程。

  访谈是询问的重要方式,通常是以较正式的口头方式进行,广泛应用于财务报表审计的整个过程中,其需要关注的重大事项可能涉及以下几个方面。

  一、访谈在财务报表审计中的主要应用情形

  (一)初步业务活动

  访谈程序在初步业务活动中主要运用于与被审计单位就审计的目的、双方责任、时间安排等进行的沟通,对被审计单位基本情况的了解及与前任注册会计师进行的沟通。

  (二)风险评估阶段

  在了解被审计单位及其环境、了解和评价被审计单位整体层面以及业务层面的内部控制过程中,注册会计师可能需要对被审计单位的治理层、管理层、适当的内部审计人员(如有)和内部其他人员进行访谈。需要特别注意的是业务层面的各个流程可能会涉及被审计单位的多个部门,访谈人员应当考虑被访谈对象的适当性。

  (三)进一步审计程序

  访谈程序作为其他审计程序的补充,广泛应用于进一步审计程序中。

  (四)其他事项

  1.诉讼和索赔事项

  为识别涉及被审计单位的可能导致重大错报风险的诉讼和索赔事项,注册会计师可能需要对被审计单位的管理层和内部其他人员,包括对被审计单位内部法律顾问进行访谈。

  2.关联方关系及其交易

  为了解关联方关系及其交易,注册会计师可能需要对被审计单位的管理层进行访谈。访谈的主要内容包括关联方的名称和特征、被审计单位和关联方之间关系的性质及被审计单位在本期是否与关联方发生交易,如发生,应了解交易的类型、定价策略和目的。

  3.持续经营能力

  为了识别可能导致对被审计单位持续经营能力产生重大疑虑的事项或情况,注册会计师可能需要对被审计单位的管理层进行访谈。

  4.期后事项(财务报表日至审计报告日之间发生的事项)

  为了确保所有在财务报表日至审计报告日之间发生的、需要在财务报表中调整或披露的事项均已得到识别,注册会计师可能需要对被审计单位的管理层和治理层(如适用)进行访谈。

  (五)集团财务报表审计的特殊考虑

  在集团审计中,注册会计师需要对组成部分财务信息实施审阅程序。注册会计师可能需要通过访谈程序,获取充分、适当的证据,作为得出审阅结论的基础。

  二、访谈前准备工作的注意事项

  注册会计师在访谈中需要以较短的时间全面获取需要了解的被审计单位相关信息,这要求访谈前做好充分的准备工作。准备工作的注意事项主要有以下几个方面:

  (一)明确访谈目的

  访谈作为询问程序的重要形式,需要在执行之前明确通过访谈要达到的目标或解决的问题。

  (二)选定并了解被访谈对象

  被访谈对象是访谈信息的来源,因此注册会计师需要根据访谈目的选定被访谈对象。例如注册会计师想了解经营管理、重大方针计划的制定或决策,就需要对一定级别以上的人员进行访谈,如管理层、各部门负责人等;如果注册会计师想了解具体业务的执行或操作等内容,那么对具体的经办人员进行访谈可能更为恰当。此外,对于审计过程中需要访谈的重大事项,为了获取审计线索或审计证据,可以对不同部门人员、不同层级人员针对同一事项进行访谈。

  选定被访谈对象后,注册会计师可能需要从被审计单位的人力资源部门或其他同事等途径了解被访谈对象教育经历、工作经历或工作业绩等信息,这有利于在访谈时建立融洽的关系,使接下来的访谈更有效率。

  (三)约定访谈的时间和地点

  访谈是基于双方自愿的基础上进行的面对面交谈,因此访谈的时间和地点是需要与被访谈对象协商后确定的。一般来说,在私密性强、不受干扰且比较熟悉的的访谈环境中,被访谈对象更愿意与访谈人员讨论秘密或敏感的话题。因此,被审计单位的会议室或办公室可能是合适的地点。

  (四)确定访谈人员

  在确认访谈人员时,一般应当安排两名审计人员参加,其中一人作为主要提问题的人,另一名审计人员则负责对访谈内容进行记录,并在必要时进行补充提问。但在进行非重要事项的访谈时,仅安排一名审计人员进行访谈也是恰当的。此外,需要注意的是,访谈人员的人数并非越多越好,较多的访谈人员会导致被访谈对象的紧张与不安,影响访谈效果。

  (五)拟定访谈提纲

  注册会计师在拟定访谈提纲时,应当围绕访谈目的,并根据被访谈对象、审计项目情况、涉及业务环节等方面进行准备。为此可能需要获取被审计单位的内部控制制度、业务流程图、重要会议的会议纪要等资料,以充分了解被审计单位的经营管理特点,以确认访谈的方向和重点,提高访谈的效率和效果。

  访谈提纲的内容应当简明扼要,不带有个人感情色彩,并提前发送给被审计单位和被访谈对象进行准备。

  此外,需要特别关注的是,在对信息化程度较高的被审计单位进行访谈时应结合信息系统的运行逻辑设计访谈提纲,以使访谈取得更好的效果。

  三、访谈过程中的注意事项

  访谈是一种访谈人员与被访谈对象进行面对面的交谈,以了解有关情况、收集审计证据的审计程序。访谈过程中营造的访谈氛围、运用的访谈方法和访谈技巧对访谈目的实现有着重大的影响。访谈过程中的注意事项主要有以下几个方面:

  (一)访谈氛围

  紧张或者不安的被访谈对象可能会对访谈内容有所保留。因此,访谈人员在访谈时要营造一种轻松融洽的氛围,并尝试建立信任关系,使被访谈对象愿意分享更多的信息。

  访谈人员在营造轻松融洽的访谈氛围时,除了按照商务礼仪给予被访谈对象尊重之外,还需要在正式访谈前与被访谈对象就其感兴趣的内容进行交流。此外,访谈人员在安排访谈双方座位时应当避免给被访谈对象造成审讯、质询等对立的心理感受,如安排访谈人员与被访谈对象在长会议桌的两边分别落座。

  (二)访谈方法和技巧

  访谈人员在运用访谈方法和访谈技巧向被访谈对象访谈以获取有效的信息时,需要注意的事项主要有以下几个方面:

  1.提问

  提问是访谈过程中的重要环节,访谈人员需要注意的事项主要包括:提问的方式尽量使用开放式的问题进行,并可以对被访谈对象的反馈进行跟进提问,避免因采用封闭式问题提问,难以获得足够的访谈信息;访谈的问题应当简明扼要,通俗易懂,不应按照访谈提纲生搬硬套;访谈的问题应当先易后难,层层递进,具有逻辑性,不应漫无边际地提问。

  2.倾听

  倾听是访谈过程中获取信息的主要方式,访谈人员需要注意的事项主要包括:倾听的过程中用肢体语言或眼神向被访谈对象传递积极的信息,鼓励其提供有价值的信息,如保持适当的眼神交流、保持适当的安静、身体前倾做坦诚状等;倾听的过程中不轻易打断被访谈对象的谈话,确保其提供完整的信息;关注被访谈对象所传达的与问题无关的信息,该信息可能比访谈人员所寻找的信息更重要。

  3.记录

  访谈人员在访谈过程中可能无法完整记录访谈的内容,这时可以采用记关键字的形式,并对重点关注的内容进行标记,以便访谈结束后进行整理。访谈的记录可以采用电子文档或纸质文件的方式进行,必要时可以对访谈过程进行录音。但是,对访谈过程的录音可能会造成被访谈对象未能提供完整的信息。如涉及录音,访谈人员应向被访谈对象说明会有录音安排及其用途,并取得对方同意,避免因被访谈对象不同意访谈人的录音安排影响整个访谈工作。

  4.控制过程

  访谈过程控制的原则是访谈内容要始终围绕访谈目的进行,对无关话题及时结束或转移。此外,访谈人员应当为访谈设定时间限制,并在信息量较大时注意时间效率。

  5.信息确认

  在访谈即将结束时,访谈人员应当和被访谈对象确认访谈的主要内容,以保证访谈内容的记录不存在对被访谈对象提供信息的重大误解或遗漏。

  6.结束

  访谈结束时,访谈人应当向被访谈对象表示感谢并获取其联系方式,以便在访谈后需要进一步获取信息或重要资料时可以及时沟通。

  四、访谈结束后的注意事项

  访谈结束后,访谈人员应当及时对访谈过程进行回顾,确保访谈信息的完整准确,并梳理和跟进访谈中获取的重要信息和线索,该环节需要注意事项可能涉及以下几个方面。

  (一)整理访谈记录

  访谈结束后,访谈人员应当立即整理访谈记录并请被访谈对象逐页签字确认,避免因为时间较长无法还原完整的访谈内容。

  (二)获取访谈中所提及的重要资料

  访谈过程中,被访谈对象可能提及或引用了某些重要资料,访谈人员应当在访谈结束后获取该项重要资料进行核实。

  (三)分析访谈内容

  访谈人员应当对访谈内容进行分析,对于访谈中获取的以前尚未知悉的信息或佐证证据以及与已获取的其他信息存在重大差异的信息需要进一步核实。在某些情况下,访谈的结果可能为注册会计师修改审计程序或实施追加的审计程序提供了基础。

  (四)形成审计工作底稿

  访谈人员应当根据《中国注册会计师审计准则第1131号——审计工作底稿》等相关审计准则及其应用指南的要求将访谈记录和获取的重要资料形成完整的审计工作底稿。

  五、非现场审计下访谈的特殊考虑

  2020年全球蔓延的新冠肺炎疫情对审计工作产生了重大的影响,包括访谈在内的部分审计程序可能需要采用非现场审计方式完成。

  在非现场审计中的访谈可以采用电话、即时通讯工具(如微信)、电子邮件、传真等方式,但需核实被访谈对象的真实性(如核对身份证信息),且最终应当获取被访谈单位及相关人员签字并加盖公章的声明、沟通函等纸质书面文档(通过快递获取原件)作为审计证据形成工作底稿。除作为结论的支持性证据外,访谈过程(包括录音、录屏等)应当保留至获取纸质书面文档时。电子文件(包括录音、录屏等)如作为审计结论的支持性证据应保存于事务所指定位置,并在底稿中进行记录。


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